Comunicação na logística e o caminho para a eficácia.

Desafios da Comunicação na Logística

Comunicar-se de uma maneira efetiva requer diversas habilidades e neste caminho as palavras são a principal maneira de nos conectarmos com o outro. A prática da leitura e o desenvolvimento de vocabulário condizente com a necessidade da atividade e por consequência de sua própria carreira, é um dos desafios mais inesperados que enfrentamos atualmente.

Tendo um vocabulário adequado, ainda assim devemos ouvir, ler, falar e escrever com atenção. A mais fundamental característica de uma comunicação eficaz é a atenção, mesmo vivendo sob um mesmo idioma e cultura, sem atenção não existe comunicação eficaz.

Estando totalmente focado na comunicação, mas não vivendo sob o mesmo idioma e cultura, ainda nos deparamos com:

– as barreiras linguísticas que ocorrem quando nenhum dos interlocutores se comunica em idioma que o outro conheça (com proficiência);

– as barreiras culturais que ocorrem quando a forma de se comunicar verbal ou não tem significados distintos entre as culturas (valorização da escuta ativa e silêncio na cultura oriental e da fala exagerada na cultura ocidental) e por fim existem;

– as barreiras etárias que geram tanto barreiras linguísticas como barreiras culturais (aqui cabe dizer que mesmo estando sob o mesmo idioma e cultura isto acontece!)

Canais de distribuição da informação

Informações que transitam entre empresas para a execução de atividades logísticas devem ser formais e escritas. Propostas, contratos, pedidos, faturas, notas fiscais, aceites, de acordos, entendimentos, cobranças, relatórios de status, fechamentos, prestação de contas, todos documentados em formato pré-acordado, por canal pré-definido e com remetentes e destinatários pré-identificados.

Comunicação escrita pode ser revisada e editada a qualquer momento (sem afetar o caminho crítico da atividade), pode alcançar vários interlocutores ao mesmo tempo e não tem limite de tempo, pode estar disponível para sempre desde que devidamente arquivada. Tem como desvantagens a demora em sua concepção quando comparada à comunicação verbal, é menos pessoal e pode ser mal interpretada (por isto a importância do foco e de saber se comunicar adequadamente, muito vocabulário e assertividade na construção dos textos, afinal de contas é a sua carreira que você estará desenvolvendo junto com tais habilidades).

Temos que ter em mente que estamos buscando dois pontos essencialmente:

– a eficácia em nossas ações, pois, a falha logística acarreta atrasos e prejuízos financeiros (sem perdão) e por isto a distribuição de informações por canais digitais deve ser amplamente fomentada. A informação (em sua unidade mais básica, por exemplo, número da comercial invoice) é imputada no sistema e a partir deste evento todos os demais intervenientes que atuam neste processo logístico não precisariam mais redigitar o mesmo dado, a mesma informação, economizando tempo e evitando mais interfaces passíveis de gerar erro humano ao longo do processo;

– a preservação da relação comercial entre as partes (fornecedor / cliente), pois, a comunicação verbal (não formalizada) embora consiga transmitir um senso de urgência e tomada de ações imediatas, também pode levar a mal-entendidos, esquecimentos e maior dependência de habilidades interpessoais, que podem falhar com maior frequência e como consequência de tudo isto, atrasos e gastos superiores ao inicialmente planejado.

Incoterm, a busca da eficácia na comunicação e a eliminação de ambiguidades.

A raiz do estabelecimento dos Incoterms é a busca da comunicação clara, assertiva e objetiva, indicando o início e fim das responsabilidades de vendedor e comprador (evento e local), vejamos:

1923: O primeiro trabalho da ICC – International Chamber of Commerce sobre termos em transações comerciais.

A ICC se propôs a entender os termos comerciais usados pelos comerciantes por meio de um estudo de seis termos comumente usados em 13 países. Os resultados foram publicados em 1923, destacando disparidades na interpretação.

1928: Clareza melhorada.

Para examinar as discrepâncias, um segundo estudo foi realizado, mas com uma expansão dos termos de comércio usados em mais de 30 países.

1967: Erros de interpretação corrigidos

Uma terceira revisão foi lançada, que tratou de interpretações equivocadas da versão anterior. Dois termos comerciais foram adicionados para endereçar a entrega na fronteira (DAF) e a entrega no destino (DDP). Para saber mais sobre a história das regras dos Incoterms, acesse:
Incoterms® Rules history – ICC – International Chamber of Commerce (iccwbo.org)

Grandes distâncias ou cadeia de comunicação muito segmentada.

Imagine uma operação multimodal sem uma definição clara dos Incoterms, complicada concorda? Agora mesmo tendo os Incoterms, uma operação multimodal requer documentos específicos para cada modalidade de transporte e muitas vezes em países distintos e sujeitos a regulamentos diferentes, não só os aduaneiros como os locais de segurança, de transporte, de limites de peso e com prestadores de serviços distintos e por fim, tendo que ser feitos de maneira coordenada buscando sempre a eficácia na operação. Os cuidados com a comunicação são fundamentais para o sucesso da operação, bem como conhecer as tecnologias que são empregadas para este fim.

Benefícios da comunicação eficaz na logística

Existem uma série de benefícios que a comunicação eficaz trás para a área de logística, aqui elencamos alguns:

Redução de erros: A comunicação clara e eficiente reduz erros e diminui a possibilidade de atrasos na entrega ou falhas de operação;

Flexibilidade na gestão de mudanças: A comunicação eficaz permite a rápida adaptação as mudanças e análise de pontos críticos da operação logística com maior facilidade.

Economia de tempo e dinheiro: Com a comunicação eficaz mais entregas no prazo são efetuadas, possíveis problemas são identificados com maior rapidez, proporcionando economia de tempo e dinheiro.

Fatores que afetam a comunicação na logística

Existem uma série de fatores que afetam a comunicação na logística, aqui elencamos alguns:

Infraestrutura: Inexistência de infraestrutura adequada ou falhas na infraestrutura de comunicação existente como perda de sinal da rede de celulares, áreas de sombra, falhas em equipamentos de rastreamento etc., podem levar a diminuição da eficiência da operação.

Clima de trabalho: O ambiente de trabalho negativo ou uma falta de confiança afetam a qualidade da comunicação. Mas afinal de contas, como é definido um ambiente de trabalho negativo? Bom, existem várias definições e com certeza pessoalmente cada indivíduo pode dar seus próprios exemplos, mas citamos os seguintes: Falta de entusiasmo, medo de errar, papéis não claros entre os colaboradores da empresa, muita conversa inadequada como fofoca, perseguição e drama, indivíduos da equipe desconectados entre si, turnover alto, não reconhecimento de mérito, etc.. Quanto maior for o ruído menor a qualidade da comunicação.

Fusos horários: Ter ciência dos horários de trabalho dos envolvidos nas operações logísticas é mandatório para o processo de busca de eficácia na comunicação e no processo como um todo. Dar prioridade a este tipo de comunicação em detrimento a comunicações locais pode vir a economizar muito tempo da operação.

Ferramentas para se comunicar melhor e com maior agilidade na logística

As principais ferramentas para melhorar a comunicação logística são:

Sistemas de gerenciamento de transporte e de processos logísticos: Softwares de gerenciamento de transporte ajudam a estabelecer uma comunicação eficiente sobre a rastreabilidade da carga. Já os softwares de processos logísticos consolidam as informações entre os diversos processos e fornecedores, identificando eventuais gargalos e o desempenho, buscando melhores negociações ao longo do tempo.

Vídeo conferência: Reuniões on-line evitam viagens caras e demoradas, as equipes passam a se conhecer e atuar com sinergia para a execução de suas atividades.

Plataforma de colaboração online: É praticamente impossível nos dias de hoje atuar na área de logística e não utilizar uma plataforma de colaboração on-line, pois as mesmas associam a agilidade necessária para algumas situações e um nível minimamente adequado de formalização das tratativas sobre a atividade. Entre as mais conhecidas podemos citar o Slack, Dropbox, Google Drive, Teams, Monday, Trello etc.

Treinamento e desenvolvimento da comunicação na logística

Os treinamentos para aprimoramento da comunicação ajudam a estabelecer uma cultura de melhoria constante e efetiva nas operações. Tais treinamentos aliados a feedbacks para os integrantes das equipes e seus líderes permitem ajustes e desenvolvimento de planos de comunicação mais eficazes.

A não retenção de informação técnica relevante ao trabalho e discussões sobre lições apreendidas aceleram a execução dos processos, trazendo eficácia a todo ambiente logístico.

Problemas de Comunicação → Erros na logística → Prejuízos:

Financeiros: Diminuição dos lucros pelo aumento dos custos operacionais, avarias e perdas de produtos e multas;

Reputação: Perda da credibilidade como bom fornecedor, reclamações generalizadas, diminuição das vendas;

Operacionais: Entregas fora do prazo, perda de produtividade, eventuais danos à infraestrutura de transporte e com certeza, retrabalho.

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